Virtual communities of practices (vcops) for ensuring ınnovation at universities -fırat university sample

Problem Durumu: Bilişim teknolojisindeki gelişmeler ve küreselleşme etkisi ile örgüt- ler, varlıklarını etkili şekilde sürdürebilmek ve rekabet avantajı yakalayabilmek için, yeni bilgi ve ürünü yaratmanın uğraşını vermektedirler. Bilgi sermayesi örgütler için artık yenilik sağlama ve gelişme yönünde sahip oldukları en önemli unsur haline gelmiştir. Özellikle, açığa çıkarılmamış, kişiye özgü bir bilgi olan ve farklı iş yapma yolları, teknikler, beceriler ve anlayışları içeren örtülü bilgiyi elde etmek, ve bundan yeni bilgi ve ürün geliştirmede yararlanmak, rekabet avantajı elde etmede oldukça önemli görülmektedir. Ancak, örtülü bilgiyi açığa çıkarmak oldukça zordur. Kişiler, kendilerine has farklı bilgi ve becerilerini ancak güven duydukları, paylaşımlı ve uygulamalı ortamlarda ve ortaklaşa yarar elde edebilecekleri durumlarda, yüz yüze etkileşim ile paylaşabilirler. Bu ise, zaman, yer, ulaşım, emek, para, vb. kaynakların temin edilmesindeki güçlükler ve sınırlılıklar nedeniyle oldukça zordur. “Sanal uygulama toplulukları” denilen ve çeşitli alanlardan uzmanların, paylaşılan amaçlar doğrultusunda, sorunlara ortak çözümler bulmak için bilgi ve becerilerini paylaştıkları ağlar, örtülü bilgiyi açığa çıkarmak ve yenileşme ve gelişme sağlamak bakımından oldukça etkili görülmektedirler. Araştırmalar, bu topluluklarda kişiler arasında etkileşimin arttığını, örtülü bilginin daha kolay paylaşılabildiğini, motivas- yonun arttığını, işbirliği içinde yeni ve çarpıcı uygulamaların geliştirilebildiğini gös- termektedir. Üniversitelerin bilgiyi işleyen, üreten; ve bu bilgilerin yeni ürün ve hizmete dönüştü- rülmesine katkı sağlayan yerler olması toplumsal bir beklentidir. Bununla birlikte, üniversiteler kendilerinden beklenileni yeterince ve etkili şekilde ortaya koyamamak- tadırlar. Bu nedenle gelişme ve yenileşme sağlama yönünde üniversiteler üzerindeki toplumsal baskı gün geçtikçe artmaktadır. Bu bağlamda, yenileşme, gelişme ve reka- bet avantajı elde etmede, sanal uygulama toplulukları önemli bir araç olarak görül- mekte; ve üniversitelerin bu topluluklar için en uygun alanlar olduğu uzmanlar tara- fından dile getirilmektedir. Araştırmanın Amacı: Bu araştırma, literatür bilgisi ve Fırat Üniversitesi’ndeki üst dü- zey yönetici konumundaki akademisyenlerin görüşleri çerçevesinde, üniversite or- tamlarında, sanal uygulama toplulukları oluşturulmasının önemini, bu alandaki en- gelleri, ve sanal uygulama topluluklarından etkili şekilde yararlanabilmek için, yöne- ticilerin liderlik rollerini belirlemek amacını taşımaktadır. Metot: Niteliksel bir çalışma olarak bu araştırmada denek görüşleri yarı yapılandırıl- mış görüşme yöntemi aracılığı ile elde edilmiştir. Sorulara verilen yanıtlar, araştırmacı tarafından kaydedilmiş ve içerik analizi yöntemi ile belirlenen kodlar ve kate- goriler eşliğinde çözümlenmiştir. Bulgular: Ulaşılan bulgular, sanal uygulama topluluklarının, bilgi paylaşma ve üret- me, gelişme ve yenileşme sağlama ve güdüleme bakımlarından önemli görüldüğü sonucunu ortaya koymuştur. Bununla birlikte, az sayıda da olsa, üniversitelerde üre- tilen bilgilerin zaten yayınlandığı; ancak gelecek nesillerin bundan yararlanabileceği; veya bilginin stratejik olarak önemli bir güç olduğu ve paylaşılamayacağı yönünde görüşler de ortaya çıkmıştır. Bunun yanı sıra, güvensizlik, etkisiz liderlik, bilgi ve be- ceri noksanlığı, örgütleme noksanlığı, alanlarında engeller bulunduğu belirlenmiştir. Sanal uygulama topluluklarından etkili şekilde yararlanabilmek için, üniversite yö- neticilerinin, olanakları geliştirmeleri, kişileri cesaretlendirmeleri, bilgiden yararlan- ma ve bilgi geliştirme yollarının araştırılmasını sağlamaları; ve gelişmeleri izlemeleri ve değerlendirmeleri şeklindeki liderlik rolleri belirlenmiştir. Sonuç ve Öneriler: Fırat Üniversitesi’nde görev yapan üst düzey yöneticilerin görüşle- ri çerçevesinde, ulaşılan sonuçlar, üniversite ortamında sanal uygulama toplulukla- rının önemli görüldüğünü ortaya koymuştur. Önemli görülme nedenleri olarak, sa- nal uygulama topluluklarının bilgi paylaşma ve bilgi üremeyi temin etmesi, yenileş- meyi hızlandırması, ilerleme sağlaması motivasyon yaratması gibi nitelikleri ön pla- na çıkarılmıştır. Diğer yandan,sanal uygulama topluluklarının oluşturulması ve bu topluluklar aracı- ğıyla yenilikçiliğin artırılması yönünde birtakım engeller de bulunduğu tespit edil- miştir. Bu engeller, güvensiz ortam, bilgi ve beceri noksanlığı, etkili liderlik noksan- lığı olarak belirlenmiştir. Üniversite yöneticilerinin liderlik rollerine ilişkin ulaşılan sonuçlar, olanakların artı- rılması, cesaretlendirici tutum ve eylemlerin gerçekleştirilmesi, bilgiden etkili şekilde yararlanmanın sağlanması, gelişmelerin izlenmesi hususlarını ön plana çıkarmıştır. Bu liderlik rollerinin layıkıyla gerçekleştirilmesi, sanal uygulama topluluklarının önündeki engellerin yok edilmesini de sağlayacak, böylece gelişme ve yenileşme hız kazanacak ve rekabet avantajı elde edilecektir. Ulaşılan sonuçlar eşliğinde birtakım önerilerde bulunulmuştur. Üst yönetimin konu- nun önemine inanması ve destekleyici ve kolaylaştırıcı bir liderlik yaklaşımı sergile- mesi önemli görülmektedir. Sanal uygulama topluluklarının oluşturulması ve bu topluluklardan etkili şekilde yararlanılması için örgütsel olanakların artırılması; teş- vikler sunulması, güvenlik ile ilgili sorunların sürekli izlenmesi ve önlemlerin alın- ması, gelişmelerin izlenmesi ve yeni bilgi, beceri ve ürünlerin öğretim ve yönetim sü- reçleriyle lişkilendirilmesi önerilmiştir. Aynı zamanda, sanal uygulama toplulukları aracılığı ile elde edilen yenilikçi bilgi ve uygulamalardan, üniversite ve iş dünyasının işbirliğinde bölgesel kalkınma yönünde yararlanılması önerilmiştir.

Üniversitelerde yenileşmeyi sağlamada sanal uygulama toplulukları fırat üniversitesi örneği

Problem Statement: In our era, to generate innovative and strategic knowledge and use it to produce new products and services bears the ut- most importance in terms of providing improvement, innovation, and thus competitiveness for organizations. Higher education institutions are considered prominent organizations leading the change for innovation by producing new knowledge and new know how(s). However, universities generally fall short in meeting these expectations and are very slow in generating new knowledge. Meanwhile, ever-evolving information and communication technologies (ICT) offer various opportunities in terms of knowledge utilization and the knowledge generation field. In this context, virtual communities of practices (VCoPs) have drawn attention due to their collaborative knowledge producing potential, which fosters organi- zational learning and improvement. Purpose of The Study: The goal of this research is, based on the views of sen- ior administrators at Fırat University and in the scope of the literature re- view, to determine the importance of and barriers to VCoPs, as well as de- termine the leadership roles for the constitution and utilization of VCoPs at the university setting. Method: In this study, the opinions of 21 administrators were gathered via semi-structured interviews and the data obtained were analyzed through content analysis method. The views of each respondent were written down, listed, and coded. Then, according to the meanings of the codes, categories were determined and analyzed while taking into consideration the iterative procedure. Findings and Results: The findings revealed that VCoPs were thought to be important for ensuring improvement and innovation by the majority of the administrators; however, some barriers, such as distrust and insecuri- ty, lack of leadership, and lack of knowledge and skills existed. In order to achieve effective utilization results for VCoPs, greater leadership roles, such as opportunity enhancement, staff encouragement, knowledge utili- zation, and monitoring developments, were proposed by the administra- tors. Conclusion and Recommendations: VCoPs were thought to be important by almost all of the university administrators for ensuring improvement and innovation. However, there were serious barriers which hindered the uti- lization of VCoPs. To overcome these barriers and in order to make the university staff eager to participate in VCoPs, certain leadership roles were seen as necessary.

PDF

___

Akbulut, U. (2012). Status report of Turkish universities in academic ranking of world universities according to Cimago and Arwu 2012. Retrieved May 10, 2013 from http://tr.urapcenter.org/2012/SCIMAGO_VE_ARWU_2012_DUNYA_SIRA LAMALARINDA_TURK_UNIVERSITELERININ_DURUM_RAPORU.pdf
Alwis, R, S., Hartmann, E., & Gemünden, H. G. (2004). The role of tacit knowledge in innovation management. 20th Annual IMP Conference, Copenhagen, 1-23. Retrieved April 17, 2011 from www.impgroup.org/uploads/papers/4585.pdf
Anthony, J.A.J, Rosman, S.N., Eze, U.C., Gan, G.G.G. (2009). Communities of practice the source of competitive advantage in organizations. Journal of Knowledge Management Practice, Vol. 10, No. 1. Retrieved from http://www.tlainc.com/articl181.htm
Ardichvili, A., Page, V., & Wentling, T. (2003). Motivation and barriers to participation in virtual knowledge-sharing communities of practice. Journal of Knowledge Management, 7(1), 64-77. Retrieved 29 February, 2011 from http://elearning.ice.ntnu.edu.tw/km/Data/Teacher/6/data/其檔 /1.pdf 他案
Buckley, S., & Toit, A.D. (2010). Academics leave your ivory tower: Form communities of practice. Educational Studies, 36(5), 493-503. Retrieved October 07, 2011 from http://dx.doi.org/10.1080/03055690903425532http://dx.doi.org/10.1080/03 055690903425532
Bueno, E. Aragon, J. A., Salmador, M. P., & Garcia, V.J. (2010). Tangible slack versus intangible resources:  The influence of technology slack and tacit knowledge on the capability of organizational learning to generate innovation and performance. International Journal of Technology Management, 49 (4), 314-337. Retrieved July 24, 2012 from https://inderscience.metapress.com/content/u673850234w3n162/resource- secured/?target=fulltext.html
Byrosiere, P., Luethge, D.J., Vas, A., & Salmador, M.P. (2010). Diffusion of organizational innovation: Knowledge transfer through social networks. International Journal of Technology Management, 49 (4), 401-420. Retrieved April 16, 2012 from http://inderscience.metapress.com/content/m253862k27746020/resource- secured/?target=fultext.html
Chiu, C-M., Wang, E.T.G., Shih, F-J., & Fan, Y-W. (2011). Understanding knowledge sharing in virtual communities. Online Information Review, 35(1), 134-153. Retrieved October 15, 2012 from http://www.emeraldinsight.com/bibliographic_databases.htm?id=1916752
Cho, Y., Cho, E., & McLean, G.N. (2009). HRD’s role in knowledge management. Advances in Developing Human Resources, 11(3), 263-272. Retrieved August 12, 2011 from http://adh.sagepub.com/content/11/3/263
Conley, C.A., & Zheng, W. (2009). Factors critical to knowledge management success. Advances in Developing Human Resources, 11(3), 334-348. Retrieved August 12, 2011 from http://adh.sagepub.com/content/11/3/334
Davenport, E., & Hall, H. (2002). Organizational knowledge and communities of practice. Annual Review of Information Science and Technology, 36 (1), 171-227. Retrieved January 11, 2011 from http://researchrepository.napier.ac.uk/2186/1/Davenport__Hall_2002.pdf
Fontaine, M.A. & Millen, D. R. (2004). Understanding the benefits and costs of communities of practice. In P. M. Hildreth & C. Kimble (Eds.), Knowledge Networks-Innovation through communities of practice (pp.1-13). London: Idea Group Publishing. Retrieved May 22, 2011 from http://uk- corp.org/Books/Other-Technical/Knowledge%20Network.pdf#page=26
Hagel III, J., Brown, S.J., & Davison, L. (2010, Jan. 19). A better way to manage knowledge. Harvard Business Review, Retrieved April 28, 2013 from http://blogs.hbr.org/bigshift/2010/01/a-better-way-to-manage- knowled.html
Hew, K. F., & Hara, N. (2007). Knowledge sharing in online environments: A qualitative case study. Journal of The American Society for Information Science and Technology, 58(14), 2310–2324. Retrieved May 10, 2011 from http://onlinelibrary.wiley.com/store/10.1002/asi.20698/asset/20698_ftp.pdf ?v=1&t=hn5ksn11&s=076ad09641d6ed74becf758941036b6a70e4788d
Hildert, P.M. & Kimble, C. (2004). Knowledge networks: Innovation through communities of practice. London: Idea Group Inc. Retrieved May 13, 2011 from http://nbn-resolving.de/urn:nbn:de:0114-fqs0202260
Hughes, G.& Silver, C. (2010). Qualitative analysis strategies for analyzing open- ended survey questions for nvivo (v7 and 8). Retrieved May 21, 2011 from http://www.surrey.ac.uk/sociology/research/researchcentres/caqdas/supp ort/analysingsurvey/qualitative_analysis_strategies_for_analysing_openend ed_survey_questions_for_nvivo_v78.htm
Kidwell, J.,Linde, K.M.V., & Johnson, S.L. (2000). Applying corporate knowledge management practices in higher education. Educate Quarterly, 4, 28-33. Retrieved June 17, 2011 from http://net.educause.edu/ir/library/pdf/EQM0044.pdf
Kimble, C., Hildreth, P., & Wright, P. (2000). Communities of practice: Going virtual. In Y. Malhotra (Ed.), Knowledge management and business model innovation (pp. 220-234). Hershey, PA: Idea Group Publishing. Retrieved July 12, 2011 from http://uk-corp.org/Books/Other-Technical/Knowledge%20Network.pdf
Kumar, N. (2005). Assessing the learning culture and performance of educational institutions. Performance Improvement, 44 (9), 27-32. Retrieved June 21, 2011 from http://onlinelibrary.wiley.com/doi/10.1002/pfi.4140440906/
Miles, M. B., & Huberman, A. M. (1994). Qualitative data analysis (2. Ed.). London: Sage Publications, Inc.
Nelson, R.E., & Hsu, HY.S. (2006). A social network perspective on knowledge management. In D. Schwartz (Ed.), In Encyclopedia of Knowledge Management (pp. 826-832). Hershey, PA: Idea Group.
Nonaka, I. (1994). A dynamic theory of organizational knowledge creation. Organization Science, 5(1). Retrieved August 22, 2010 from http://www.flpe.pl/files/20090215_154915i._nonaka_dynamic_theory_of_kn woledge_creation.pdf
OEAS (Office of Educational Access and Success). (2012). Development of virtual communities of practice to support programmatic efforts within university systems. OEAS Working Paper Series, 12-01. Atlanta, Georgia. Retrieved January 24, 2013 from http://www.usg.edu/educational_access/documents/OEAS_12- 01_Communities_of_Practice.pdf
OECD (2011). Skills for innovation and research. OECD. Retrieved March 05, 2013 from http://dx.doi.org/10.1787/9789264097490-en
Porter, C.E. (2004). A typology of virtual communities: A multi-disciplinary foundation for future research. Journal of Computer Mediated Communication, 10 (1), Retrieved April 22, 2011 from http://jcmc.indiana.edu/vol10/issue1/porter.html#ss03
Prasad, B.D. (2008). Content analysis: A method in social research. Retrieved September 12, 2011 from www.css.ac.in/download/deviprasad/content%20analysis.%20a%20method %20of%20social%20science%20research.pdf
Shu, W. and Chuang,, Y.H.. (2011). Why people share knowledge in virtual communities? Social Behavior and Personality, 2011, 39(5), 771-690. Retrieved September 17 2012 from http://www.questia.com/library/journal/1G1- 260874321/why-people-share-knowledge-in-virtual-communities
TUBITAK (2011). Developing policy tools to trigger innovation and entrepreneurship in the universities. Retrieved March 01, 2013 from http://www.tubitak.gov.tr/tubitak_content_files/BTYPD/BTYK/btyk23/20 11_104.pdf
TUBITAK (2013). Innovative and entrepreneurial university ranking. Retrieved August 01, 2013 from http://www.tubitak.gov.tr_en/about-us/content- entrepreneurial-and-innovative-university-index
Welsh, E. (2002). Dealing with Data: Using NVivo in the qualitative data analysis process [12 paragraphs]. Forum: Qualitative Social Research, 3(2), Art. 26. Retrieved September 28, 2008 from http://www.qualitative- research.net/index.php/fqs/article/view/865/1880
Wenger, E. (2001). Supporting community of practice-Executive summary. Retrieved August 07, 2010 from http://www.ewenger.com/tech/executive_summary.htm
Yıldırım, A. & Şimşek, H. (2006). Nitel araştırmayYöntemleri [Qualitative research methods]. Ankara: Seçkin Yayıncılık San. Ve Tic. A. Ş.