Arşivlerde Belge Özetleme, İndeks ve Katalog Standardı Oluşturma

Arşiv belgelerine erişim, niteleme alanları kadar belgenin içeriği ile de doğru orantılıdır. Arşivciliğin aşamalarından biri olan özetleme; profesyonel, dil kurallarına uygun, anlamlı ve kullanıcının/araştırmacının belgeye erişim için kullanabileceği kelimelerden oluşması gereken bir süreci ifade etmektedir. Kullanıcının/araştırmacının gereksinim duyduğu belgeye erişimini sağlayacak özetleme sürecinde doğal dil ile sorgulama göz önünde tutulması gereken yaklaşımlardan biri olmalıdır. Bunun yanı sıra belge içeriğinde kullanıcıyı belgeye eriştirebilecek zaman, yer, kişi/kurum ve konu bilgileri mutlaka kullanılmalı, gramer kurallarına titizlikle uyulmalıdır. Bunların belirlenmesinde ve kullanımında ise hem konu hem de anahtar kelime seçiminde kavramsal dizin (thesaurus) ve konu listelerinin kullanılması arşivcilik uygulamaları açısından oldukça önem arz eden bir uygulamadır. Çalışmada belge özetlemede uyulması gereken kurallar ve kavramsal dizinin arşiv belgelerine erişimdeki önemi örnekler ile değerlendirilecektir

Anahtar Kelimeler:

Belge özetleme, belge niteleme, doğal dille sorgulama, arşivlerde kavramsal dizin kullanımı

Standardization Methods of Summarizing, Indexing and Cataloguing for Archives

Access to archival records is directly proportional with the content of records as well as descriptive areas. One of the stages of archiving, summarization, represents a professional, grammatical and meaningful process that needs to consist the words the user/researcher could use to access the document. In summarization process which will enable the user/researcher to access the document they need, questioning through natural language should be one of the policies to be taken into consideration. Besides; information about time, place, person/agency and subject that could be used to allow the user access the document, should necessarily be involved in the document content and grammar rules should be followed strictly. As for the determination and application of these, the use of thesaurus and subject authority files is important for archiving practices when selecting the subject and keywords. In this research, the rules to be followed in document summarization and the importance of conceptual index in accessing archive documents will be discussed by giving examples.

Keywords:

Extracting/summarizing abstracting, records description, searching in natural language, using thesaurus in archives,

PDF

___

Baek, Jae-Eun and Sugimoto, Shigeo: “Facet Analysis of Archival Metadata Standards to Support Appropriate Selection, Combination and Use of Metadata Schemas”. In Proceedings of the 2011 International Conference on Dublin Core and Metadata Applications, DC 2011, The Hague, The Netherlands, September 21-23, 2011 (1-11). Edited by Thomas Baker, Diane Ileana Hillmann and Antoine Isaac. Hague: Dublin Core Metadata Initiative, 2011.
Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, T. C. Resmi Gazete (18 Kasım 2019 - 30922)
Devlet Arşivleri Başkanlığı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi, T.C. Resmi Gazete (16 Temmuz 2018 - 30480).
Harrod’s Librarians Glossary and Reference Book: A Directory of Over 10,200 Terms, Organizations, Projects and Acronyms in the Areas of Information Management, Library Science, Publishing and Archive Management. 10th Edition. Compiled by Ray Prytherch, Aldershot: Ashgate Publishing Limited, 2005. Hovy, E. and Lin C. Y.: “Automated Text Summarization in Summarist System”, In Advances in Automatic Text Summarization (81-94). Editors: I. Mani and M. T. Maybury. MIT Press, 1999.
Jones, S., Lundy, S., Paynter, G.W.: “Interactive Document Summarization Using Automatically Extracted Keyphrases”, In 35th Annual Hawaii International Conference on System Sciences (HICSS’02)-Volume 4, Hawaii, 2002.
Pearce-Moses, Richard: A Glossary of Archival and Records Terminology. Chicago: The Society of American Archivists, 2005.
Prytherch, Raymond John: Harrod’s Librarians’ Glossary and Reference Book: A Directory of Over 10,200 Terms, Organizations, Projects and Acronyms in the Areas of information Management, Library Science, Publishing and Archive Management. 10th Edition. Aldershot: Ashgate Publishing Limited, 2004.
Rukancı, Fatih: “Dijital Çağda Arşivcilerin Değişmeyen Rolü”. Bilişim Teknolojilerinin Bilgi Merkezlerine ve Hizmetlerine Etkileri içinde Editörler: Hüseyin Odabaş ve Mehmet Ali Akkaya, İstanbul: Hiperyayın, 2018.
Tülek, Mesut: Türkçe İçin Metin Özetleme. (Yüksek Lisans Tezi), İstanbul Teknik Üniversitesi Fen Bilimleri Enstitüsü, 2007.
Who is an archivist? https://www.ica.org/en/discover-archives-and-our-profession [Erişim tarihi: 8.11.2019]

ISSN: 2687-6515
Yayın Aralığı: Yıllık
Başlangıç: 2019
Yayıncı: CUMHURBAŞKANLIĞI DEVLET ARŞİVLERİ BAŞKANLIĞI DIŞ İLİŞKİLER VE TANITIM DAİRESİ BAŞKANLIĞI