168 yıllık köklü bir kurum olan PTT’nin postacılık görevlerinde çok önemli bir kavşak noktası olarak kullandığı Ankara Posta İşleme Merkezi (APİM), Türkiye’deki en büyük gönderi işleme hacmine sahip Posta İşleme Merkezi’dir. APİM’de Toplama, Sevk, Ayrım ve Dağıtım olmak üzere 4 süreç yürütülmektedir. Bütünsel Organizasyon İyileştirme Projesi, sistemdeki ana paydaşların APİM bünyesinde gerçekleşen süreçler ve organizasyon yapısı ile ilgili memnuniyetsizliklerinin ortadan kaldırılmasını hedeflemektedir. Çalışmanın birinci amacı bahsedilen süreçleri hedefler doğrultusunda iyileştirmek, ikinci amacı önerilen iyileştirmelerin devamlılığını koruyacak yeni bir organizasyon yapısının oluşturulmasında yardımcı olmak, üçüncü amacı ise çalışmayı aktarılabilir bir biçimde tamamlamaktır. Sistem analizleri sonucunda problem, “Süreçlerin ve Organizasyon Yapısının Paydaşlarca Kabul Görmemiş ve Etkin Tasarlanmamış Olması” şeklinde tanımlanmıştır. Problemin çözümü için yeniden tasarlanması gereken çekirdek süreçler “Ayrım” ve “Dağıtım” süreçleri olarak belirlenmiştir. Çekirdek süreçler, bir gönderinin APİM’e girmesinden başlayarak bu gönderinin Ankara içindeki alıcısına ulaştırılmasına kadar olan tüm adımları kapsamaktadır. Bütünsel iyileştirme seçenekleri, bu geniş kapsam içindeki operasyonlar ve süreçler için ortaya konan önerilerin belirli esaslara dayanılarak bir araya getirilmesiyle oluşturulmuştur. Ayrım süreci adımları için farklı stratejik seviyelerde öneriler sunulmuş, bu öneriler ayrım süreci seçenekleri oluşturacak şekilde bir araya getirilmiş ve seçenekler için gönderi akışının bir simülasyon modeli kurulmuştur. Dağıtım süreci için “Dağıtım Bölgelerinin Kümelenmesi” çalışması ile farklı özelliklere sahip dağıtım bölgeleri kümelenmiş ve doğrusal programlama ile iş yükleriyle ilgili standartlar belirlenmiş; bu standartları önerilen bir arayüz ile dağıtım sürecinde kontrol edilebilirliği sağlanmıştır. Dağıtım süreci için tamsayı programlama modellemeyle yapılan “Yeni Dağıtım Bölgeleri Oluşturulması” çalışması ise, tipik bir dağıtıcının fiziksel kısıtlarını da göz önüne alarak dağıtım bölgelerinin yeniden düzenlenmesini sağlamaktadır. Her iki süreç için de oluşturulan seçenekler bir araya getirilerek oluşturulan bütünsel iyileştirme seçenekleri için dağıtım sürecini de kapsayan simülasyon modelleri kurulmuş, bu modeller kullanılarak seçenekler için performans ölçümleri yapılmıştır. Önerilen bütünsel iyileştirme seçenekleri ilk iki günde alıcısına ulaşan gönderi oranını 22%’den 79%’a kadar çıkartabilmekte; gönderinin ortalama akış süresini 4.2 günden 1.9 güne ve gönderi akış süresinin standart sapmasını 2.7 günden 1.2 güne kadar düşürebilmektedir.

Post processing centers are used as important distribution nodes in postal services of Organization of Post and Telegraph (PTT); and Ankara Post Processing Center (APIM) is the largest post processing center of Turkey. APIM is mainly responsible for four main processes; collection, sorting, delivery and transportation. Total organizational improvement project aims to improve relevant processes in order to satisfy main stakeholders of the relevant system, to construct a new organizational structure for APIM in order to keep those improvements permanent, and complete the study with transmissible implementations in order to transfer the study to other postal processing centers in Turkey. As a result of detailed system analyses, problem definition is stated as: “The organization structure and processes are not suited to stakeholders due to being ineffectively designed.” Sorting and delivery are determined as core processes; and total organizational improvement alternatives are designed by combining improvement ideas designed for problematic steps of core processes. For sorting process, improvement ideas are designed and combined; and sorting process alternatives are built. Within the context of “Clustering Delivery Areas” study conducted for delivery process, delivery areas are clustered and their standard work loads are determined with linear programming models. Within the context of “Determining the Delivery Areas by Partitioning” study, delivery areas are rebuilt with an integer programming model by taking time, weight and energy capacities of postpersons into account. In order to build total organizational improvement alternatives, improvement ideas for both processes and studies done for delivery process are combined. Total organizational improvement alternatives are compared according to performance measures defined with simulation models. With the proposed total organizational improvement alternatives, the percentage of mail reaching to their recipients within two days is anticipated to increase from 22% to 79%, mean flow time of the mail to decrease from 4.2 days to 1.9 days and the standard deviation of flow to decrease from 2.7 days to 1.2 days.