Elektronik Belge Yönetimi Sistemlerinde Bilgi Varlıklarının Kullanımı

Günümüz teknolojisindeki değişimler her alanda olduğu gibi bilgi ve belgeyönetimi sistemlerinde de değişimi gerektirmiştir. Fiziksel ortamdaki belgelerinüretiminden imhasına kadar olan süreci kapsayan yaşam döngüsündeki aşamalar,günümüzde süreçlerin zorlaşması ve uzun zaman alması ile birlikte belgeyönetiminin elektronik ortamda olmasını zorunlu hale getirmiştir. Dijitalkurumlarda elektronik belge yönetimi sistemi (EBYS) ile üretilmiş belgelerinkorunması, sürdürebilirliği, güvenilirliği ve erişilebilirliğinin sağlanmasıgerekmektedir. Dijital kurumların bilgi altyapısını oluştururken deneyimli bilgive belge yöneticileri ile bilgi işlem personelleri, EBYS’nin verimliliği vekullanımı açısından kurumda üretilen belgeler ile ilgili kurumun organizasyonyapısını dikkate almalı ve belge yöneticileri bilgi varlıklarının belirlenmesini,sınıflandırılmasını ve bilgi varlıklarının güncel kalmasını sağlamalıdırlar. Buaşamadan sonra bilgi varlıklarının grup, derecelendirme, saklanma süresi,yetkilendirme, erişilebilir, yetki, dosya boyutu ve formatı belirlenmelidir. Ayrıcarisk derecelendirmesinin de yapılarak kurumun bilgi altyapısı oluşturulmalıdır.Bilgi varlığı; verimli bir şekilde anlaşılması, paylaşılabilmesi, korunması vekullanılabilmesi için tek bir birim olarak tanımlanan ve yönetilen bir bilgiyığınıdır. Bilgi varlıklarının tanınabilir ve yönetilebilir değer, risk, içerik veyaşam döngüleri vardır. Bu çalışmada kurumun bilgi güvenliği ve yönetimsistemi standardı kapsamında varlık envanteri ve risk değerlendirme tablolarıoluşturulmuştur. Varlıkların fiziksel, dijital olarak tanımlanması veayrıştırılması, elektronik belge yönetimi sistemi ile tespit edilmesi ve ilişkiliolanların standart dosya planına göre sınıflandırılması yapılmıştır. Buaraştırmada vurgulanmak istenen kurumlarda üretilen elektronik belgelerinüretiminden imhasına kadar olan süreçte belgelerin korunması, sürdürülebilirliği,güvenilirliği ve erişebilir olmasıdır. Ayrıca bilgi varlıklarının kurumun dijitalsürekliliğini sağlamada, belgelere doğru şekilde ve kısa zamanda erişilmesindekurumun elektronik belge yönetimini verimli bir şekilde yönetmesini de önemarz etmektedir. Çalışma kapsamında Basın İlan Kurumu’ndaki elektronik belgeyönetimi uygulamalarındaki bilgi varlıkları örnek olarak sunulacaktır.

The Using of Information Assets in Electronic Records Management Systems

The changes in today's technology have necessitated the change in information and record management systems as in every field. The stages in the life cycle, including the process from the production of the records in the physical environment to the disposal of the records, have made the process of record management to be in electronic environment as the processes become harder and take a long time. The protection, sustainability, reliability and accessibility of records produced by electronic record management systems (ERMS) in digital institutions should be ensured. When creating the information infrastructure ofdigital institutions, experienced information and records managers and IT personnel should consider the organizational structure of the institution regarding the records produced in the institution in terms of the efficiency and use of the electronic record management system and records managers should ensure that information assets are identified, classified, and information assets are up-todate. After this stage, group, rating, retention period, authorization, accessible authority, file size and format of information assets should be determined. In addition, the information infrastructure of the organization should be established by making the risk rating. The existence of knowledge; It is a stack of information that is defined and managed as a single unit so that it can be understood, shared, protected and used efficiently. Information assets are recognizable and manageable value, risk, content and life cycles. In this study, asset inventory and risk assessment tables have been formed within the scope of the organization's information security and management system standard. The physical, digital identification and separation of assets were determined by electronic record management system and the related ones were classified according to the standard file plan. In this study, it is the protection, sustainability, reliability and accessibility of records in the process from the production of electronic records produced in the institutions that are intended to be emphasized. In addition, it is important that the information assets efficiently manage the electronic record management of the institution in ensuring the digital continuity of the institution, and accessing the records correctly and in a short time. Within the scope of the study, information assets in electronic record management applications in the Press Advertising Agency (Basın İlan Kurumu) will be presented as examples.

PDF

___

Aslanoğlu, S. ve Zor, İ. (2006). Bilgi varlıklarının değerlemesi: Entelektüel sermaye ölçüm ve değerleme modelleri; Karşılaştırmalı bir analiz. Muhasebe ve Finansman, 29, 152-165.
Basın İlan Kurumu. (2015). Basın İlan Kurumu Belge Yönetimi El Kitabı.
Basın İlan Kurumu. (2017). Basın İlan Kurumu EBYS Uygulama Yönergesi.
Çakmak, T. (2017). Bilgi merkezlerinde üstveri paylaşımı ve entegrasyonu. H. Odabaş ve M. A. Akkaya (Ed.). Bilişim Teknolojilerinin Bilgi Merkezlerine ve Hizmetlerine Etkileri (s. 49-65). İstanbul: Hiperyayın.
Information Asset Development INC. (2018). What Is An Information Asset. Erişim Adresi: http://www.informationassetdevelopment.com/what.html?page=1
Özdemir, L. (2017a). İngiliz milli arşivi’nin yeni stratejilerinin gözden geçirilmesi: Yenilikçi (disruptive*) arşiv modeli. Bilgi Sistemleri ve Bilişim Yönetimi: Beklentiler ve Yeni Yaklaşımlar (s. 47-55) içinde. Ankara: BİL-BEM
Özdemir, L. (2017b). Post-EDRMS: From digital continuity to the archives, the challenges faced in information management in the digital era. Historical and Cultural Heritage: Preservation, Access, Use The Collection of Scientific Papers. 153- 156.
Özdemirci, F. ve Aydın. C. (2007). Kurumsal bilgi ve bilgi yönetimi.Türk Kütüphaneciliği, 21(2), 164- 185.
Şahinaslan, E., Kantürk, A., Şahinaslan, Ö. ve Borandağ E. (2009). Bilgi güvenliği farkındalığı, önemi ve oluşturma yöntemleri. XI. Akademik Bilişim Konferansı Bildirileri (s.597-602) içinde. Harran Üniversitesi, Şanlıurfa.
The National Archives. (2018a). File Profiling Tool (DROID). Erişim Adresi:
http://www.nationalarchives.gov.uk/information-management/manage-information/policyprocess/digital-continuity/file-profiling-tool-droid/
The National Archives. (2018b). Managing Digital Continuity. Erişim Adresi:
http://www.nationalarchives.gov.uk/information-management/manage-information/policyprocess/digital-continuity/
The National Archives. (2018c). Stage 3: Assess And Manage Risks To Digital Continuity. Erişim Adresi:
http://www.nationalarchives.gov.uk/information-management/manage-information/policyprocess/digital-continuity/step-by-step-guidance/step-3/
The National Archives. (2018d). Step 2: Find Out What Information You Have. Erişim Adresi:
http://www.nationalarchives.gov.uk/information-management/manage-information/policyprocess/disposal/find-out-what-information-you-have/
The National Archives. (2018e). What Is An Information Asset. Erişim Adresi:
http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/information-management/information-assetsfactsheet.pdf The National Archives. (2018f). What Is Digital Continuity. Erişim Adresi:
http://www.nationalarchives.gov.uk/information-management/manage-information/policyprocess/digital-continuity/what-is-digital-continuity/
Yalçınkaya, B. ve Özdemir. L. (2013). Elektronik belge yönetim sistemlerinin kurum ve kuruluşlarda değişim ve dönüşümüne ilişkin bir değerlendirme. Ünak 2013 Konferansı: Bilgi Sistemleri, Platformlar, Mimariler ve Teknolojiler (s. 35-48) içinde. Marmara Üniversitesi, İstanbul.
Yalçınkaya, B. (2014). E-Devlet üstveri standardının oluşturulması ve Türkiye için modellenmesi. Doktora Tezi, Marmara Üniversitesi.

Yayın Aralığı: Yılda 2 Sayı
Başlangıç: 2018
Yayıncı: Ankara Üniversitesi Bilgi Yönetim Sistemleri Belgelendirme ve Bilgi Güvenliği Merkezi ( BİL-BEM)