E-Devlet Stratejisi Bağlamında Elektronik Belge Yönetimi İçin “Yazılı Politika” Gereksinimi: Türkiye’deki Uygulamalar Üzerine Bir İnceleme

Elektronik belge yönetimi sistemlerini düzenleyen standart, rehber ve yönerge gibi dokümanlar çıkarılmasına rağmen bir politika belgesi yayımlamak ihmal edilen bir konudur. Oysa, kurum kültürü olarak benimsenen bir uygulama, hazırlanan üst düzey prosedürlerle yönetici tarafından himaye edilir. Bu yapılarak kurumun vizyon ve misyonu ışığında o uygulamanın ifade ettiği stratejik değer açıklanmış olur. Türkiye’deki örgütlerde kurumsal bilgi kaynaklarının yönetimiyle alakalı politika belgelerinin yetersizliğinden hareket edilerek böyle bir çalışmaya karar verilmiştir. Bu makalede, elektronik belge yönetimi sistemlerinin aksamasına politika belirsizliğinin de neden olabileceği savı tartışılmaktadır. Yapılan sınırlı saha araştırmasında örgütlerin politika yayınlamakta ihmalkâr davrandıkları; hatta, konuya çok da önem verilmediği kanaati oluşmuştur. Bir doktora tezinde, Milli Arşiv gibi otorite kurumların, örgütleri yönlendirebilecek bir strateji belirlememesinin de bunda etkili olduğu belirtilmektedir. Makalede nitel bir araştırma yöntemi kullanılmış ve durum tespiti anlayışı benimsenmiştir. Bakanlık, üniversite ve belediye gibi kurumların belge ve arşiv yönetimi hizmetlerini duyurdukları Web sayfaları incelenmiş, bir politika belgesi yayımlayıp yayımlamadıklarına bakılmıştır. Araştırma sırasında literatür taranırken, elektronik belge yönetimi sistemi kurup yürütme tecrübesine sahip uzmanların görüşlerine de başvurulmuştur. E-devlet uygulamalarının kurumların elektronik ortamda sunduğu hizmetlerle hayat bulduğu göz önünde bulundurulursa, bilgi ve belge yönetimi uygulamalarının sürdürülebilirliğine ve kalitesine önemli katkı sağlayacak politika belgesinin, e-devlet stratejilerinden bağımsız düşünülmemesi gerektiği görülmüştür.

Anahtar Kelimeler:

belge yönetimi politikası

PDF

___

Abioye, A. (2014). Court records management and efficient administration of justice in Nigeria”, Afr. J. Lib. Arch. & Inf. Sc. 24(1). 27-39. Erişim adresi: http://eds. b.ebscohost. com/ eds/ pdfviewer/ pdfviewer?vid=0&sid=4523c6f3-9975-4bd5-b908-329e 380d2 d06% 40sessionmgr102
Akgemci, T. (2015). Stratejik Yönetim, Ankara: Gazi Kitapevi.
Akuffo, M. N. and Adams, M. (2016). Records management practices in ecumenical tertiary institutions: The trinity theological seminary in focus, Archives and Manuscripts, 44(2), 61–72. Erişim adresi: https://www. tandfonline. com/doi/ pdf/10. 1080/ 01576895. 2016. 1191035? needAccess =true
Ankara Üniversitesi Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi Politikası. (2009). (Doküman No: BEYAS-DK-01). Erişim adresi: http://beyas. ankara. edu.tr/ wp-content/ uploads/ beyas/ dosyalar/ Politika_ strateji/ politika_metni.pdf
Arısoy, Y. E. (2018). Türkiye’de elektronik belge yönetiminde milli arşiv politikalarının geliştirilmesi, (Yayınlanmamış Doktora Tezi) Ankara Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Bilgi ve Belge Yönetimi Anabilim Dalı.
Arısoy, Y. E. ve Özdemirci, F. (2017). Kurum ve kuruluşların bakış açısından e-belgelerin arşivlenmesi. DTCF Dergisi, 57(2), 1250-1270.
Aslan, S. (1997). Ulusal bilgi politikası sorunsalına pragmatik bir yaklaşım, Türk Kütüphaneciliği, 11(3), 208-216.
BBC Records Management Policy. (2009). Erişim adresi: https://www. bbc.co.uk/ guidelines/ dq/pdf/ media/ records _management _policy _v1.4.pdf, (11.01.2019); Griffith University Records Management Policy, https:// policies. griffith. edu.au/ pdf/ Records% 20Management %20Policy.pdf
Bilgi Edinme Hakkı Kanununun Uygulanmasına İlişkin Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik. (2004). T.C. Resmi Gazete, (25445, 27 Nisan 2004), Erişim adresi: https://www. resmigazete. gov.tr/ eskiler/ 2004/04/ 20040427.htm#12
Bilgi toplumu stratejisi ve eylem planı (2006-2010) nihai değerlendirme raporu. (2011). Ankara: Kalkınma Bakanlığı Bilgi Toplumu Dairesi Başkanlığı. http://www. bilgitoplumu.gov.tr/wp-content/ uploads/ 2014/04/ Bilgi_ Toplumu_ Stratejisi_ ve_Eylem_ Plani_ Nihai_Degerlendirme_Raporu.pdf
Bilgi Toplumu Stratejisi ve Eylem Planı (2006-2010). (2006). Devlet Planlama Teşkilatı (DPT) Ankara: Kalkınma Bakanlığı. Erişim adresi: http://www. bilgitoplumu. gov.tr/ Documents/ 1/BT_ Strateji/ Diger/060500_BilgiToplumuStratejisi.pdf
Bilgi toplumu stratejisi ve eylem planı (2015-2018). (2015). Ankara: Kalkınma Bakanlığı Bilgi Toplumu Dairesi Başkanlığı.
Bilgi yönetimi sistemi kurum politikası prosedürü. (2018). Erciyes Üniversitesi Diş Hekimliği Fakültesi. Erişim adresi: http://www. selcuk. edu.tr/ dosyalar/ files/ 001/BY_PR_29_-B%C4% B0LG% C4%B0% 20Y%C3% 96NET% C4%B0M% 20S% C4% B0STEM% C4% B0% 20PROSED% C3% 9CR% C3%9C.pdf
Bilim ve Teknoloji Yüksek Kurulu Kurulmasına İlişkin Kanun Hükmünde Kararname. (1983). Kararname No: 77, Tarih: 16/8/1983, T.C. Resmi Gazete, (18181, 4 Ekim 1983). Erişim adresi: https://www. mevzuat. gov.tr/ MevzuatMetin/ 4.5.77.pdf
Birlikte çalışabilirlik esasları rehberi. (2012). Sürüm 2.1, (e-Dönüşüm Türkiye Projesi), Kalkınma Bakanlığı, Bilgi Toplumu Dairesi. Erişim adresi: http://www. bilgitoplumu. gov.tr/ wp-content/ uploads/ 2014/04/ Birlikte_Calisabilirlik_Esaslari_Rehberi_2.1.pdf
Bunawan, A., Ahmad, A. R. ve Hussin, N. (2019). Resolving the issues of improper electronic records management:good governance approach. S. S. Khalid (Ed.), Proceedings of the 33rd International Business Information Management Association Conference (IBIMA) 10-11 April 2019 Granada, Spain, içinde International Business Information Management Association (IBIMA) Erişim adres: file:///C:/ Users/win7/ Downloads/ Resolvingthe IssuesofImproper ElectronicRecordsManagement_ GoodGovernance Approach_ 33rdIBIMA Conferenceproceedings.pdf
Canata, F. (2012). Ulusal bilgi politikaları ve bilgi merkezleri, Yayınlanmamış doktora tezi, İstanbul Üniversitesi, İstanbul. Erişim adresi: http://bbytezarsivi. hacettepe. edu.tr/ jspui/ bitstream/ 2062/ 323/ 1/777.pdf
Cengiz, E. (2017). Halk kütüphanelerinde derme geliştirme politikaları: Türkiye’de halk kütüphaneleri üzerine bir değerlendirme. Yayınlanmamış yüksek lisans tezi, Hacettepe Üniversitesi, Ankara. Erişim adresi: http://bby. hacettepe. edu.tr/ yayinlar/ EmineCengiz YL_Tez_ 04.06.2017(1).pdf
Digital continuity 2020 policy. (2015). National Archives of Australia. Erişim adresi: https://www. naa.gov. au/ information- management/ information- management- policies/ digital- continuity- 2020-policy
Dilek-Kayaoğlu, H. (1999). Derme geliştirme politikası nedir? İstanbul’daki üniversite kütüphanelerinde durum, E. Bilar, (Yay. Haz.), 21. Yüzyılda Üniversite Kütüphanelerimiz Sempozyumu Bildirileri (22–24 Ekim 1998, Edirne), içinde (ss. 72–83), Edirne: Trakya Üniversitesi Rektörlüğü.
eAvrupa+2003 Eylem Planı: Avrupa’da bilgi toplumu oluşturulması için ortak girişim. (2001). Erişim adresi: http://www. bilgitoplumu. gov.tr/ wp-content/ uploads/ 2015/02/ 010600_ eAvrupa+ EylemPlani.pdf
e-Dönüşüm Türkiye Projesi 2005 Yılı Eylem Planı. (2005). Yüksek Planlama Kurulu, https:// www. resmigazete. gov.tr/ Eskiler/ 2005/04/ 20050401 -12-1.htm Elektronik Belge Standartları Genelgesi. (2008). Genelge No: 2008/16, Başbakanlık, T.C. Resmi Gazete, (26938, 16 Haziran 2008). Erişim adresi: https://www. resmigazete. gov.tr/ eskiler/ 2008/ 07/ 20080716-7.htm
Elektronik Tebligat Yönetmeliği. (2018). T.C. Resmi Gazete, (30617, 6 Aralık 2018) Erişim adresi: https:// www. resmigazete. gov.tr/eskiler/2018/12/20181206-2.htm e-Records management policy. (2016). Ministerio De Educacion Cultura Y Deporte, İspanya, Erişim adresi: https://www. educacionyfp. gob.es/ en/ portada.html.
Eroğlu, Ş. (2018). Açık devlet ve açık devlet verisi, Ankara: Türk Kütüphaneciler Derneği.
e-Yazışma Projesi. (2017). Genelge No: 2017/21, Başbakanlık, T.C. Resmi Gazete, (30210, 14 Ekim 2017). Erişim adresi: https:// www. resmigazete. gov.tr/ eskiler/ 2017/ 10/ 20171014-11.pdf
Futas, E. (Ed). (1994). Collection development policies and procedures (3rd ed.), Arizona: Oryx Press.
Guide 3: Records management policy. (2010). National Archives (UK). Erişim adresi: https://www. nationalarchives. gov.uk/ documents/ information- management/ rm-code- guide3.pdf
Ipinge, A. (2018). An investigation into the records management profession in the public service of Namibia, Information and Learning Science, 119(7/8), 377-388. Erişim adresi: https://www. emerald.com/ insight/ content/ doi/ 10.1108/ ILS-11-2017-0123/ full/ pdf? title=an- investigation- into-the-records- management- profession- in-the-public- service- of-namibia
Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik. (2018). T.C. Resmi Gazete, (30344, 26 Şubat 2018). Erişim adresi: https:// www. resmigazete. gov.tr/ eskiler/ 2018/ 02/20180226-10.htm
Kandur, H. (2006). Elektronik belge yönetimi sistem kriterleri referans modeli (2. bs). Ankara: Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü.
Kandur, H. (2020). Antalya Bilim Üniversitesi Rektör Yardımcısı, 18.03.2020 tarihinde yapılan görüşme.
Kandur, H. (2011). Türkiye'de kamu kurumlarında elektronik belge yönetimi: Mevcut durum analizi ve farkındalığın artırılması çalışmaları. Bilgi Dünyası, 12(1), 2-12.
Karadeniz, Ş. ve Yılmaz, B. (2016). Türkiye’nin 2015-2018 bilgi toplumu stratejisi ve eylem planı'nda kütüphane kurumuna yaklaşım. Türk Kütüphaneciliği, 30(1), 59-83.
Kargbo, J. A. (2009). The connection between good governance and record keeping: the sierra leone experience, Journal of the Society of Archivists, 330/2, 249-260. Erişim adresi: https://www. tandfonline. com/ doi/pdf/ 10.1080/ 00379810903445018
Keseroğlu, H. (1989). Halk kütüphanesi politikası ve Türkiye Cumhuriyeti’nde durum. İstanbul: TKD İstanbul Şubesi.
Keseroğlu, H. ve Dursun, A. (1992). “Kataloglama politikası”, Kütüphanecilik Dergisi: Belge Bilgi Kütüphane Araştırmaları, 3, 135-174.
Knightbridge, A. A. H. (1983). National archives policy. Journal of the Society of Archivists, 7(4), October, 213-223.
Kuzey Anadolu Kalkınma Ajansı Elektronik Yazışma ve Belge Yönetimi Yönergesi. (2012). Erişim adresi: https://kms. kaysis. gov.tr/ (X(1)S (5mhyxq4toq 1hfkjh3lvz2kra)) /Home/ Goster/ 55137? AspxAuto Detect CookieSupport=1
Külcü, Ö. (2012). Kurumlarda internet, e-posta, blog ve sosyal ağların kullanımı ve denetimi üzerine bir değerlendirme, S. Kurbanoğlu, U. Al, Phyllis, L. E., Y. Tonta ve
Özenç Uçak, N. (Yay. Haz.) Değişen Dünyada Bilgi Yönetimi Sempozyumu, E-Bilim ve Bilgi Yönetimi 3. Uluslararası Değişen Dünyada Bilgi Yönetimi Sempozyumu, (19-21 Eylül 2012, Ankara) Bildiriler, içinde (ss. 155-160). Ankara: Hacettepe Üniversitesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü.
Küresel süreçler ve Türkiye’nin durumu tek stratejik seçenek: Bilim ve teknolojide yenilik. (1997). Ankara: TÜBİTAK. https:// www. tubitak. gov.tr/ tubitak_ content_ files/ BTYPD/ btyk/3 /3btyk_ karar.pdf
Managing digital records without an electronic records management system. (2012). National Archives (UK), s. 10. Erişim adresi: https://www. nationalarchives.gov. uk/information-management/ manage- information/ policy-process/ managing- digital- records- without- edrms/
Marmara Üniversitesi Kurumsal Belge Yönetimi Yönergesi. (2015). Erişim adresi: https://www. marmara. edu.tr/ universite/ yonetim/ mevzuat
Marmaris Ticaret Odası Bilgi Yönetimi Politikası. (2014). Erişim adresi: http://www. mto.org.tr/ uploads/ mto/ contentFile_ 667_ 7787542 e3a7895263.pdf
MİGROS Türk A.Ş. (2020). “Politikalarımız”, Erişim adresi: https://www. migroskurumsal. com/
Montviloff, V. (1990). National information policies: A handbook on the formulation, approval, implementation and operation of a national policy on information, Unesco, PGI-90/WS/11. Erişim adresi: https://unesdoc. unesco.org/ark:/ 48223/pf0000086995
On Birinci Kalkınma Planı (2019-2023). (2019). Türkiye Cumhuriyeti Cumhurbaşkanlığı Strateji ve Bütçe Başkanlığı. Erişim adresi: http://www.sbb.gov.tr/wp-content/ uploads/ 2019/07/ Onbirinci Kalkinma Plani.pdf
Önal, H. İ. (2005). Okul kütüphanelerinde derme geliştirme: Politikalar ve dermelerin betimlenmesi, Bilgi Dünyası, 6(2), 193-218.
Özdemirci, F. (2016). Ankara Üniversitesi BEYAS Koordinatörü açılış konuşması, F. Özdemirci, N. Özel, T. Çakmak, Z. Akdoğan, B. Yalçınkaya (Ed.), e-BEYAS 2015 Sempozyumu: Kurumsal Belleklerin Geleceği: Dijitalleştirme-Elektronik Arşiv-Elektronik Belge Yönetimi Sempozyumu (21-22 Ekim 2015 Gölbaşı-Ankara) Bildiriler içinde (s. 11-16). Ankara: Ankara Üniversitesi BEYAS Koordinatörlüğü.
Özdemirci, F. Torunlar, M. ve Saraç, S. (2009). Üniversiteler için belge yönetimi ve arşiv işlemleri (BEYAS) el kitabı, Ankara: Anakara Üniversitesi. Sağlık Bakanlığı bilgi güvenliği politikaları kılavuzu. (2019). Erişim adresi: https:// bilgiguvenligi. saglik. gov.tr/ Haberler/ Detay/ 70/saglik- bakanligi- bilgi- guvenligi- politikalari- kilavuzu- guncellendi
Sağlık Bakanlığı Sağlık Bilgi Sistemi Genel Müdürlüğü bilgi güvenliği yönetim sistemi dokümantasyon. (2020). Erişim adresi: https:// bilgiguvenligi. saglik. gov.tr/ Account/ Login? ReturnUrl =% 2FHome% 2FDokumantasyon
Saydam V. (2015). Elektronik arşivlemede temel prensipler, F. Özdemirci, N. Özel, T. Çakmak, Z. Akdoğan, B. Yalçınkaya (Ed.), e-BEYAS 2015 Sempozyumu: Kurumsal Belleklerin Geleceği: Dijitalleştirme-Elektronik Arşiv-Elektronik Belge Yönetimi Sempozyumu (21-22 Ekim 2015 Gölbaşı-Ankara) Bildiriler içinde (ss. 241-249). Ankara: Ankara Üniversitesi BEYAS Koordinatörlüğü.
Sözen, S. ve Algan, B. (2009). İyi yönetişim, Ankara: İçişleri Bakanlığı. Erişim adresi: https:// www. isay. gov.tr/ kurumlar/ icisleri.gov.tr/ IcSite/ mulkiyeteftis/ basili_yayinlar/ iyi_yonetisim.pdf
Şahin, M. D. (2014). Stratejik yönetime giriş, F. Okumuş, M. Koyuncu, E. Günlü (Ed.), İşletmelerde Stratejik Yönetim içinde (ss. 17-38). Ankara: Seçkin.
Şan, M. (2003). Kalkınma planlamasında bilgi yönetimi ve Devlet Planlama Teşkilatı için kurumsal bilgi politikası modeli, Yayınlanmamış doktora tezi, Hacettepe Üniversitesi, Ankara. Erişim adresi: http://bbytezarsivi. hacettepe. edu.tr/ xmlui/ handle/ 2062/ 576
ŞİŞECAM Bilgi Güvenliği Yönetimi Politikası. (2017). Erişim adresi: http://www. sisecam. com.tr/ tr/ Documents/ SISECAM_ BILGI_ GUVENLIGI_ POLITIKASI_ TURKCE.pdf
Tonta, Y. ve Küçük, M. E. (2005). Sanayi toplumundan bilgi toplumuna geçiş sürecinde temel dinamikler, Türk Kütüphaneciliği, 19(4), 1-14.
TS 13298. (2015). Elektronik belge ve arşiv yönetimi sistemi, Ankara: TSE.
Türk Bilim ve Teknoloji Politikası 1993-2003. (1993). Ankara: TÜBİTAK, Erişim adresi: https://www. tubitak. gov. tr/tubitak_ content_ files/BTYPD/ btyk/2/ 2btyk_karar.pdf
Yalçın, H. (2015). Elektronik belge yönetim sistemlerinin elektronik arşiv sistemleriyle entegrasyonu: İKCU UBS örneği, F. Özdemirci, N. Özel, T. Çakmak, Z. Akdoğan, B. Yalçınkaya (Ed.), e-BEYAS 2015 Sempozyumu: Kurumsal Belleklerin Geleceği: Dijitalleştirme-Elektronik Arşiv-Elektronik Belge Yönetimi Sempozyumu (21-22 Ekim 2015 Gölbaşı-Ankara) Bildiriler içinde (ss. 135-142). Ankara: Ankara Üniversitesi BEYAS Koordinatörlüğü.
Yalçınkaya, B. ve Saydam, V. (2018). Elektronik belge yönetiminde personel farkındalığının uygulama sürecine etkisi: Bağcılar Belediyesi ile Marmara Üniversitesinin karşılaştırmalı analizi, Bilgi ve Belge Araştırmaları Dergisi, 9, 1-25.
Yazıcı, S. ve Özdemirci, F. (2019). EBYS Birlikte çalışabilirlik olgunluk modeli ve Ankara Üniversitesi e-BEYAS uygulaması, Yalçınkaya, B. Ünal, M. A., Yılmaz, B. Ve
Özdemirci, F. (Ed.). Bilgi Yönetimi ve Bilgi Güvenliği: eBelge-eArşiv-eDevlet-Bulut Bilişim-Büyük Veri-Yapay Zeka, içinde (ss. 95-111), Ankara: Ankara Üniversitesi Bilgi Yönetim Sistemleri Belgelendirme ve Bilgi Güvenliği Merkezi.
Yılmaz, B. (2010). Türkiye’nin bilgi toplumu politikasında kütüphane kurumuna yaklaşım. Bilgi Dünyası, 11(2), 263-289.