Mevacib defterleri, Osmanlı Devleti zamanında maaş alan idari ve askeri personelin maaşlarını yani ulufelerinin kayıtlarının yapıldığı muhasebe defterleridir. Mevacib defterlerinin bir kısmı merkezi yönetim muhasebe kalemleri tarafından kayıtlanırken, bir kısmı da kale muhasebecileri/kâtipleri tarafından kayıtlanmaktaydı. Kale personelinin mevacib ödemelerinin takip edildiği mevacib defterlerinde birçok kale personelinin bilgisine ulaşılmaktadır. Mevacib defterlerinde maaşları ile ilgili bilgilerin olduğu kale personellerinden olan cebeciyanlar, askerlerin ok, yay, kılıç gibi levazımatının temin eder ve savaş zamanında dağıtır, savaş sonrası da tekrardan toplayıp, tamir, bakım ve onarımını gerçekleştirmekteydiler. Cebeciyanlar yönetim merkezlerinde bulunduğu gibi, kalelerde sabit şekilde de bulunabilmekteydi. Özellikle sınırlara yakın kalelerde cebeciyanların yıl içerisindeki sürekli olan varlığı mevacib defterlerinden anlaşılmaktadır. Savaş öncesinde ve sonrasında sürekli lojistik görevini üstlenen cebeciyanların mevacib ödemelerinin yer aldığı mevacib defterlerinin muhasebe kayıtlarının incelenmesi çalışmanın amacını oluşturmuştur. Ancak mevacib defterlerinin sayı bakımından fazlalığı ve defterlere kaydedilen personelin çeşitliliğinin fazla olması bakımından sadece kalelerde görev yapan cebeciyanların mevacib kayıtları çalışmanın konu kapsamını oluşturmuştur. Ayrıca Osmanlı Devleti’nin sınırlarının genişliği düşünüldüğünde doğu kalelerinin bazılarının aynı belgede toplu olarak kayıtlanmasından dolayı Osmanlı Devleti’nin doğu sınırında yer alan Sohum, Ardahan, Ahılkelek, Erzurum ve Kars kaleleri çalışmanın yer kapsamı olarak belirlenmiştir. Belgede yer alan kayıtlar 1207-1216 (H.) senelerini içerdiği için bu yıllar çalışmanın zaman kapsamı oluşturmuştur.