Elektronik Belge Yönetim Sistemlerinde RSO’nun Kullanılabilirliği

Dijitalleşen iş ortamlarıyla birlikte yeni ihtiyaçlar ortaya çıkmış, hayatımıza yeni kavramlar katılmıştır. Robotik Süreç Otomasyonu (RSO) ve Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) de bu süreçte hayatımıza katılan kavramlardan ikisidir. Dijital iş gücü ihtiyacını karşılamak amacıyla geliştirilen RSO, iş süreçlerini gerçekleştirmek için bilgi sistemleriyle insan etkileşimini simüle eden özel bir yazılımı ifade etmektedir. EBYS ise, kurumların belge yönetim süreçlerini elektronik ortam üzerinden yürütebilmesine olanak sağlayan sistemlerdir. Çalışmada EBYS’lerde RSO araçlarının kullanımının gerekliliği, hangi süreçlerde kullanılabileceği, RSO araçlarının kullanımının süreçlere ve kuruma katkısının belirlenmesi hedeflenmiş, betimleme ve saha (alan) araştırması yöntemi kullanılmıştır. Kavramsal çerçeveyi oluşturabilmek ve ilgili terimleri tanımlayabilmek amacıyla kapsamlı bir literatür taraması yapılmış, EBYS’lerde RSO’nun kullanılabilirliği tartışılmış ve konuyla ilgili durum tespiti yapabilmek adına seçilen bir EBYS üzerinden uygulama çalışması yapılmıştır. EBYS’lerde RSO araçlarının kullanımının; kurumda iş sürekliliğinin sağlanması, personelin katma değerli işlere yönlendirilmesine imkân vermesi, zaman ve emek tasarrufu kazanımı gibi pek çok fayda sağlayarak EBYS’lerin daha etkin şekilde yönetilmesine katkı sağlayacağı düşüncesi savunulmaktadır. Çalışma sonunda uygulama esnasında yaşanabilecek zorlular ve EBYS’lerde RSO kullanımıyla sağlanacak faydalar ortaya konulmuş, konuyla ilgili etik ve yasal yükümlülükler üzerinde durulmuş, değerlendirme ve öneriler sunulmuştur.

Anahtar Kelimeler:

Robotik Süreç Otomasyonu (RSO), Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS), Kullanılabilirlik

Usability of RPA in Electronic Records Management Systems

With the digitalizing business processes, new needs have emerged, and new concepts have been added to our lives. Robotic Process Automation (RPA) and Electronic Records Management System (ERMS) are two of the concepts that join our lives in this process. RPA which developed to meet the need for a digital workforce refers to a special software that simulates human interaction with information systems to perform business processes. ERMS are systems that enable institutions to carry out their records management processes over the electronic environment. In the study, it was aimed to determine the necessity of using RSO tools in ERMS, in which processes they can be used, the contribution of the using RSO tools to the processes and the institution. The descriptive and field (field) research methods were used. In order to create the conceptual framework and define the relevant terms, a comprehensive literature review was conducted, the usability of RSO in ERMS was discussed, and an application study was carried out on a selected ERMS in order to determine the situation on the subject. It is argued that the use of RSO tools in ERMS will contribute to the more effective management of ERMS by providing many benefits such as ensuring business continuity in the institution, enabling the personnel to be directed to value-added jobs, saving time and effort. At the end of the study, the difficulties that can be experienced during the implementation and the benefits to be obtained with the use of RSO in ERMS are revealed, ethical and legal obligations related to the subject are emphasized, evaluations and suggestions are presented.

Keywords:

Robotic Process Automation (RPA), Electronic Records Management Systems (ERMS), Usability,

PDF

___

Alexopoulos, K., Makris, S., Xanthakis, V., Sipsas, K. & Chryssolouris, G. (2016), A concept for context-aware computing in manufacturing: The white goods case, International Journal of Computer Integrated Manufacturing, 29 (8), 839-849.
Bataller, C. & Jacquot, A. (2017). Robotic Process Automation. European Patent Office. https://patentimages.storage.googleapis.com/52/31/a6/419fed9e0115d2/EP3112965A1.pdf
Bayrak, A. (2018). Dünya’da ve Türkiye’de Sanayide Dijital Dönüşüm (Sanayi 4.0) İncelemesi ve Türkiye’nin Entegrasyonu İçin Değerlendirmeler. https://digit4turkey.org/wp-content/uploads/2020/01/End%C3%BCstri_4.0_Raporu.pdf
Bayram, Ö., Özdemirci, F. ve Şen, Z. (2012). Elektronik Belge Yönetim Sistemlerinde Kurumsallaştırma Süreci: Ankara Üniversitesi Elektronik Belge Yönetim ve Arşivleme Sistemi Çalışmaları, Bilgi Eksenli Kuram ve Uygulamalar: Sorgulayıcı ve Çözümleyici Yaklaşımlar Sempozyumu içinde. Ankara Üniversitesi. https://fahrettinozdemirci.com.tr/wp-content/uploads/2018/09/bilgieksenli_2012bildiri.pdf
Çalışkan, L. ve Kıran, S. (2020). İş Süreçlerinin Otomasyonunda RPA'nın Faydaları. Yönetim Bilişim Sistemleri Dergisi, 6 (1), 1-13. https://dergipark.org.tr/tr/pub/ybs/issue/54333/650397
Chakraborti, T., Isahagian, V., Khalaf, R., Khazaeni, Y., Muthusamy, V., Rizk, Y., & Unuvar, M. (2020). From Robotic Process Automation to Intelligent Process Automation: Emerging Trends. https://eds.a.ebscohost.com/eds/detail/detail?vid=0&sid=e5178a98-6c2d-49c6-8fc8 de4b781c934b%40sessionmgr4007&bdata=Jmxhbmc9dHImc2l0ZT1lZHMtbGl2ZQ%3d%3d#AN=edsarx.2007.13257&db=edsarx
Clair, C. L. (2017). Future Of RPA And Intelligent Automation. Forrester Research. https://cdn2.hubspot.net/hubfs/416323/UiPathForward%20Americas%202017/UiPathForward%20Americas%20Presentations/%23UiPathForward%20Americas%202017%20Forrester%20Keynote.pdf?t=1513016415391
Deloitte. (2019). Automation with Intelligence: Reimagining the Organisation in the ‘Age of With’. https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/tw/Documents/strategy/tw-Automation-with-intelligence.pdf
Dünya Ekonomi Forumu. (2020). Mesleklerin Geleceği Raporu 2020. https://www.sertacdoganay.com/wp-content/uploads/World-Economic-Forum-Future-of-Jobs-2020.pdf
Eggert, M. & Moulen, T. (2020). Selektion von Geschäftsprozessen zur Anwendung von Robotic Process Automation am Beispiel einer Versicherung. HMD Praxis Der Wirtschaftsinformatik, 57(6), 1150. https://doi.org/10.1365/s40702-020-00665-0
Elektronik Belge Standartları Konulu Başbakanlık Genelgesi. (2008, 16 Temmuz). Resmi Gazete (26938). https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2008/07/20080716-7.htm
Elektronik İmza Kanunu. (2004, 23 Ocak). Resmi Gazete (25355). Erişim adresi: https://www.mevzuat.gov.tr/MevzuatMetin/1.5.5070.pdf
Ersoy, Ç. (2017). Robotlar, Yapay zekâ ve Hukuk. On İki Levha.
Fernandez, D. & Aman, A. (2018). Impacts of Robotic Process Automation on Global Accounting Services. Asian Journal of Accounting and Governance. 9, 127- 140. https://www.researchgate.net/publication/331920582_Impacts_of_Robotic_Process_Automation_on_Global_Accounting_Services
Institute for Robotic Process Automation (2015). Introduction to Robotic Process Automation a Primer. https://irpaai.com/wp-content/uploads/2015/05/Robotic-Process-Automation-June2015.pdf
Institute for Robotic Process Automation and AI (IRPAAI). (t.y.). The Hybrid Automation Revolution: Why 90% of Automation-Ready Processes Require a Hybrid Human-Robot Approach. https://irpaai.com/hybrid-automation-revolution-90-automation-ready-processes-require-hybrid-human-robot-approach/
Kajrolkar, A., Pawar, S., Paralikar, P., & Bhagat, N. (2021). Customer Order Processing using Robotic Process Automation. 2021 International Conference on Communication Information and Computing Technology (ICCICT), Communication Information and Computing Technology (ICCICT), 2021 International Conference On, 1–4. https://doi.org/10.1109/ICCICT50803.2021.9510109
Kamu Bilişim Derneği. (2019). Kamu Bilişim Zirvesi 2019: Kamuda Dijital Dönüşüm. https://www.kamubilisimzirvesi.com/s/2389/i/KBZ_2019_DERGI_ZIYARET.pdf
Kaya, C. T. , Türkyılmaz, M. ve Birol, B. (2019). RPA Teknolojilerinin Muhasebe Sistemleri Üzerindeki Etkisi. Muhasebe ve Finansman Dergisi, (82), 235-250. https://dergipark.org.tr/tr/pub/mufad/issue/43687/536083
Kestane, A. (2021). İç Denetimde Akıllı Otomasyon Teknolojilerinin Kullanımı: Robotik Süreç Otomasyonu ve Bilişsel Zekâ. Muhasebe ve Vergi Uygulamaları Dergisi, 14(2), 813-835. https://dergipark.org.tr/tr/pub/muvu/issue/61131/806426
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu. (2016, 7 Mart). Resmi Gazete (29677). https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuat?MevzuatNo=6698&MevzuatTur=1&MevzuatTertip=5
Lacurezeanu, R., Tiron-Tudor, A. ve Bresfelean, V. P. (2020). Robotic Process Automation in Audit and Accounting. Audit Financiar, 18(160), 752–770. https://doi.org/10.20869/AUDITF/2020/160/752
Leibowitz, S. (2018). What’s the Difference between “Attended” and “Unattended” RPA bots?. [Blog yazısı]. International Business Machines(IBM). https://www.ibm.com/blogs/cloud-computing/2018/11/19/attended-unattended-rpa-bots/ Lowes P., Cannata, F.R.S., Chitre, S. & Barkham, J., (2017). Service Delivery Transformation Automate this: The Business Leader’s Guide to Robotic and Intelligent Automation. Deloitte. https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/us/Documents/process-and-operations/us-sdt-process-automation.pdf
Ma, Y.-W., Lin, D.-P., Chen, S.-J., Chu, H.-Y., & Chen, J.-L. (2019). System Design and Development for Robotic Process Automation. 2019 IEEE International Conference on Smart Cloud (SmartCloud), Smart Cloud (SmartCloud), 2019 IEEE International Conference On, 187–189. https://doi.org/10.1109/SmartCloud.2019.00038
Markets and Markets. (2017). Robotic Process Automation Market by Process (Automated solution, Decision Support & Management Solution, and Interaction Solution), Operation (Rule Based and Knowledge Based), Type (Tools and Services), Industry, and Geography - RPA Market Global Forecast to 2022. https://www.marketsandmarkets.com/Market-Reports/robotic-process-automation-market-238229646.html
Osman, C. C. (2019). Robotic Process Automation: Lessons Learned from Case Studies. Informatica Economică. 23, (4).
Özdemirci, F. (2019). 4. e-BEYAS 2019 Sempozyumu Açış Konuşması. Bilgi Yönetimi Dergisi, 2 (2), 177- 184. https://dergipark.org.tr/tr/download/article-file/903186
Özkol, İ. Doğan K. ve Köseali, G. (2019). EBYS Uygulamalarında Yapay Zekâ Destekli Chatbot (Sohbet Robotu) Kullanımı. Bilgi Yönetimi ve Bilgi Güvenliği: eBelge-eArşiv-eDevlet-Bulut Bilişim-Büyük Veri-Yapay Zekâ içinde. BİL-BEM. s. 229-250. http://2019.ebeyas.org/wpcontent/uploads/2020/01/BILGI_YONETIMI_VE BILGI_GUVENLIGI_KITAP_23122019.pdf
Patil, S., Mane, V. & Patil, P. (2019). Social innovation in education system by using robotic process automation (Rpa). International Journal of Innovative Technology and Exploring Engineering, 8(11), 3757–3760. https://doi.org/10.35940/ijitee.K2148.0981119
Research and Markets Offers Report: The Intelligent Robotic Process Automation and Why Communications Service Providers Need It. (2020, March 6). Entertainment Close-Up. https://eds.a.ebscohost.com/eds/detail/detail?vid=0&sid=09068675-fe7c-4994-a1ba095a920450b1%40sessionmgr4007&bdata=Jmxhbmc9dHImc2l0ZT1lZHMtbGl2ZQ%3d%3d#AN=edsgcl.616436248&db=edsggo
Robotic Process Automation. (2020). https://en.wikipedia.org/wiki/Robotic_process_automation
Robusta Cognitive Automation. (2019). What is Intelligent Process Automation?. [Blog yazısı]. https://robusta.com.tr/en/intelligent_process_automation.html
Romao, M., Costa, J., & Costa, C. J. (2019). Robotic Process Automation: A Case Study in the Banking Industry. 2019 14th Iberian Conference on Information Systems and Technologies (CISTI), Information Systems and Technologies (CISTI), 2019 14th Iberian Conference On, 1–6. https://doi.org/10.23919/CISTI.2019.8760733
Sayar, B. (2021). Yapay Zekâ ve Robot Teknolojisinin Gazetecilik Pratikleri Üzerindeki Etkileri. (Doktora tezi). Marmara Üniversitesi. https://tez.yok.gov.tr/UlusalTezMerkezi/tezSorguSonucYeni.jsp
Siderska, J. (2021). The Adoption of Robotic Process Automation Technology to Ensure Business Processes during the COVID-19 Pandemic. Sustainability, 13(8020), 8020. https://doi.org/10.3390/su13148020
Simülasyon Çağında, Yapay Zekânın Hukuki Kişiliği ve Cezai Sorumluluğu. (2020). İzettin Demir Hukuk. http://www.izettindemir.com/haber/simulasyon-caginda-yapay-zek-nin-hukuki-kisiligi-ve-ceza-i-sorumlulugu
Sivil Havacılık Genel Müdürlüğü. (2004). İnsansız Hava Aracı Sistemlerinin Ayrılmış Hava Sahalarındaki Operasyonlarının Usul Ve Esaslarına İlişkin Talimat. https://web.shgm.gov.tr/doc5/sht-iha.pdf
Smeets, M., Erhard, R. & Kaußler, T. (2021). Robotic Process Automation (RPA) in the Financial Sector : Technology - Implementation - Success For Decision Makers and Users. Springer.
Sobczak, A., & Ziora, L. (2021). The Use of Robotic Process Automation (RPA) as an Element of Smart City Implementation: A Case Study of Electricity Billing Document Management at Bydgoszcz City Hall. ENERGIES, 14(16), 5191. https://doi.org/10.3390/en14165191
Taşdemir, Ö ., Özbay, Ü. V. ve Kireçtepe, B. O. (2020). Robotların Hukuki Ve Cezai Sorumluluğu Üzerine Bir Deneme. Ankara Üniversitesi Hukuk Fakültesi Dergisi, 69 (2), 793-833. https://dergipark.org.tr/tr/download/article-file/1474114
The Boston Consulting Group. (t.y.) Industry 4.0. https://www.bcg.com/capabilities/manufacturing/industry-4.0
Türkiye Bilimsel ve Teknik Araştırma Kurumu. (2004). Ulusal Bilim ve Teknoloji Politikaları: 2003-2023 Strateji Belgesi. https://www.tubitak.gov.tr/tubitak_content_files/vizyon2023/Vizyon2023_Strateji_Belgesi.pdf
UiPath Robot Servisi Nedir ve Nasıl Çalışır?. (2020). UiPath. https://vbm.com.tr/uipath-robot-servisi-nedir-ve-nasil-calisir/
Ulusal Yapay Zekâ Stratejisi 2021-2025. (2021, 20 Ağustos). Resmi Gazete (31574). https://cbddo.gov.tr/uyzs
Ünal, M. A. ve Özdemirci, F. (2017). “EBYS (e-BEYAS) ve e-Arşiv sistemlerinde/ uygulamalarında yapay zekâ yaklaşımı”. Bilgi Sistemleri ve Bilişim Yönetimi: Beklentiler ve Yeni Yaklaşımlar (s.57-63) içinde. BİL-BEM. http://bilbem.ankara.edu.tr/wpcontent/uploads/sites/629/2017/12/e_Kitap_BSBY_2017.pdf.
Uskenbayeva, R., Kalpeyeva, Z., Satybaldiyeva, R., Moldagulova, A., & Kassymova, A. (2019). Applying of RPA in Administrative Processes of Public Administration. 2019 IEEE 21st Conference on Business Informatics (CBI), Business Informatics (CBI), 2019 IEEE 21st Conference on, CBI, 02, 9–12. https://doi.org/10.1109/CBI.2019.10089
Vajgel, B., Correa, P. L. P., Tossoli De Sousa, T., Encinas Quille, R. V., Bedoya, J. A. R., Almeida, G. M. D., Filgueiras, L. V. L., Demuner, V. R. S., & Mollica, D. (2021). Development of Intelligent Robotic Process Automation: A Utility Case Study in Brazil. IEEE Access, Access, IEEE, 9, 71222–71235. https://doi.org/10.1109/ACCESS.2021.3075693
Yalçınkaya, B. ve Cibaroğlu, M.O. (2019). Nesnelerin İnternetine Genel Yaklaşımlar: Bilgi Yönetiminde Nesnelerin İnterneti. Arşiv Dünyası. 6 (1) , 1-15. https://dergipark.org.tr/tr/pub/ad/issue/46328/576799
Yetiz, F. , Turan, Y. ve Canpolat, İ. (2021). Bankacılık Sektöründe Robotik Süreç Otomasyonu ve Verimlilik İlişkisi: Bir Banka Örneği. Verimlilik Dergisi, (2), 65-80. https://dergipark.org.tr/tr/pub/verimlilik/issue/62124/765336
Yücel, M. (2018a). Robotik Süreç Otomasyonu 2 – Sürdürülebilir Sanal İşgücü İçin Adımlar.[Blog yazısı]. https://www.dijitaldonusumveinsan.com/is-dunyasi/robotik-surec-otomasyonu-surdurulebilir-sanal-isgucu-icin/
Yücel, M. (2018b). Robotik Süreç Otomasyonu Nedir?. https://medium.com/@metin1yucel/robotik-s%C3%BCre%C3%A7-otomasyonu-nedir-983cd0dd648

Yayın Aralığı: Yılda 2 Sayı
Başlangıç: 2018
Yayıncı: Ankara Üniversitesi Bilgi Yönetim Sistemleri Belgelendirme ve Bilgi Güvenliği Merkezi ( BİL-BEM)